مشکل از جایی شروع می‌شود که فروش فقط به یک نفر وابسته باشد
در یک کافه یا رستوران شلوغ، مدیریت فروش زمانی سخت می‌شود که اطلاعات بین چند نفر جابه‌جا شود. یک نفر با مشتری سالن در ارتباط است، فرد دیگری مسئول صندوق است و هم‌زمان سفارش‌های بیرون‌بر هم باید آماده و تحویل شوند.
اگر وضعیت هر فروش فقط در ذهن کارکنان، روی کاغذ یا در چند پیام پراکنده باشد، خیلی زود مشخص نیست کدام مورد پرداخت شده، کدام مورد باید آماده شود و کدام فاکتور هنوز نیاز به پیگیری دارد.
بنابراین مسئله اصلی فقط تعداد سفارش‌ها نیست؛ مسئله این است که اطلاعات هر فروش کجا ثبت می‌شود و چه کسی در هر لحظه باید آن را پیگیری کند.
اول، فروش سالن و بیرون‌بر را از هم تفکیک کنید
یکی از اشتباه‌های رایج این است که فروش‌های مختلف را بدون مشخص کردن نوع آن‌ها در یک جریان نامشخص مدیریت کنیم. در حالی که فروش داخل سالن و فروش بیرون‌بر، هرچند هر دو به فروش محصول منتهی می‌شوند، از نظر تحویل و پیگیری شرایط متفاوتی دارند.
فروش داخل سالن
در فروش سالن، مشتری در محل حضور دارد و محصول پس از آماده‌سازی در همان مجموعه تحویل داده می‌شود. بنابراین اطلاعاتی مانند میز یا وضعیت آماده‌سازی می‌تواند برای کارکنان اهمیت داشته باشد.
فروش بیرون‌بر دقیقاً یعنی چه؟
منظور از فروش بیرون‌بر در اینجا، مشتری‌ای است که خودش به کافه یا رستوران مراجعه می‌کند و محصول را حضوراً تحویل می‌گیرد؛ نه سفارشی که باید به آدرس مشتری ارسال شود.
در این نوع فروش، مهم است که مشخص باشد فاکتور مربوط به تحویل بیرون‌بر است و کارکنان بتوانند وضعیت آن را بدون جست‌وجو در میان اطلاعات فروش‌های سالن پیدا کنند.
برای مدیریت فروش چه اطلاعاتی باید همیشه در دسترس باشد؟
یک سیستم مدیریتی زمانی کاربردی است که کارکنان را مجبور نکند برای پیدا کردن وضعیت هر فاکتور، چند مرحله را به‌صورت دستی بررسی کنند.
حداقل اطلاعاتی که باید بتوان بر اساس آن‌ها فروش‌ها را پیگیری کرد شامل موارد زیر است:
- نوع فروش؛ مانند سالن یا بیرون‌بر
- اقلام موجود در فاکتور
- مبلغ و وضعیت پرداخت
- زمان ثبت فروش
- وضعیت آماده‌سازی و تحویل
وقتی این اطلاعات در یک پنل منظم قرار داشته باشند، کارکنان برای هماهنگی میان صندوق، سالن و بخش آماده‌سازی کمتر به انتقال دستی اطلاعات وابسته خواهند بود.
به‌جای انتقال اطلاعات، یک روند مشخص برای فروش داشته باشید
فرض کنید در یک ساعت شلوغ، هم‌زمان چند فاکتور سالن و چند فروش بیرون‌بر ایجاد شده است. اگر هر فاکتور مسیر مشخصی نداشته باشد، احتمال اشتباه بیشتر می‌شود؛ به‌خصوص زمانی که چند نفر هم‌زمان درگیر کار هستند.
یک روند مناسب باید مشخص کند که اطلاعات فروش از لحظه ایجاد فاکتور تا آماده‌سازی و تحویل، در کجا قابل مشاهده است و چه کسی مسئول پیگیری مرحله بعدی است.
هدف از مدیریت فروش، ثبت بیشتر اطلاعات نیست؛ هدف این است که اطلاعات درست، در زمان درست در اختیار فرد درست باشد.
این موضوع به‌خصوص زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعداد کارکنان بیشتر از یک نفر باشد و بخواهید مدیریت سفارشات سالن و بیرون‌بر را بدون وابستگی به یک کارمند مشخص انجام دهید.
وقتی چند نفر هم‌زمان کار می‌کنند، پنل مدیریت چه کمکی می‌کند؟
در مجموعه‌ای که چند نفر مسئول بخش‌های مختلف هستند، لازم نیست همه کارکنان یک وظیفه داشته باشند. ممکن است یک نفر فروش‌ها را بررسی کند، فرد دیگری آماده‌سازی را انجام دهد و شخص دیگری مسئول تحویل باشد.
در چنین شرایطی، داشتن یک پنل مدیریت فروش رستوران باعث می‌شود اطلاعات فروش در یک محل مشخص قرار داشته باشد و افراد بتوانند بر اساس وظیفه خود آن را پیگیری کنند.
این شیوه به‌خصوص برای مجموعه‌هایی مفید است که نمی‌خواهند وضعیت فروش از طریق تماس، پیام یا انتقال شفاهی بین کارکنان جابه‌جا شود.
مدیریت فروش فقط به فاکتورهای امروز محدود نمی‌شود
یک مشکل دیگر زمانی مشخص می‌شود که صاحب کافه یا رستوران بخواهد بعداً عملکرد فروش را بررسی کند. اگر اطلاعات فروش به شکل منظم ثبت نشده باشد، پاسخ دادن به سؤال‌هایی مثل «امروز چقدر فروش داشتیم؟» یا «فروش‌های ثبت‌شده مربوط به کدام بخش بودند؟» دشوارتر می‌شود.
به همین دلیل، گزارش فروش رستوران بخشی از مدیریت عملیاتی است، نه صرفاً یک قابلیت جانبی. گزارش‌ها به مدیر کمک می‌کنند وضعیت فروش را بر اساس اطلاعات ثبت‌شده بررسی کند و تصمیم‌های روزمره را کمتر بر پایه حدس و حافظه بگیرد.
اگر بخواهیم این روند را دیجیتال کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟
در استار رایز، پنل مدیریتی به وب‌سایت و درگاه پرداخت مجموعه متصل است و فاکتورهای فروش سالن و بیرون‌بر در یک محیط قابل پیگیری قرار می‌گیرند.
چند نفر از پرسنل نیز می‌توانند هم‌زمان در پنل فعالیت کنند؛ بنابراین اطلاعات فروش لازم نیست برای هر مرحله به‌صورت دستی از یک نفر به نفر دیگر منتقل شود.
این ساختار برای مجموعه‌ای مناسب است که می‌خواهد علاوه بر انجام فروش، وضعیت فاکتورها و مدیریت فروش رستوران را نیز از یک پنل واحد دنبال کند.
قبل از انتخاب ابزار مدیریت فروش، این چند سؤال را بررسی کنید
هر نرم‌افزار مدیریت رستوران الزاماً برای هر مجموعه‌ای مناسب نیست. قبل از انتخاب، بهتر است مشخص کنید مشکل اصلی کسب‌وکار شما دقیقاً کجاست.
- آیا فروش‌های سالن و بیرون‌بر از یکدیگر قابل تشخیص هستند؟
- آیا فاکتورهای قبلی به‌سادگی قابل پیگیری هستند؟
- آیا چند نفر می‌توانند هم‌زمان از پنل استفاده کنند؟
- آیا اطلاعات پرداخت و فروش در یک روند مشخص قرار دارند؟
- آیا بعداً می‌توان گزارش‌های فروش را بررسی کرد؟
- آیا برای استفاده از سیستم، نصب نرم‌افزار جداگانه روی دستگاه‌ها لازم است؟
پاسخ به همین سؤال‌ها معمولاً مشخص می‌کند که آیا روش فعلی مدیریت فروش برای حجم کار مجموعه کافی است یا به یک ابزار متمرکزتر نیاز دارید.
سفارش‌های سالن و بیرون‌بر را چطور مدیریت کنیم؟
مدیریت منظم فروش از تفکیک مسیرهای مختلف شروع می‌شود، اما در مجموعه‌های شلوغ به ثبت دستی و هماهنگی شفاهی محدود نمی‌ماند. فاکتور، پرداخت، آماده‌سازی، تحویل و گزارش فروش باید در یک روند قابل پیگیری قرار داشته باشند.
اگر چند نفر در فرآیند فروش فعالیت می‌کنند، استفاده از یک پنل مدیریتی می‌تواند انتقال اطلاعات بین کارکنان را ساده‌تر کند و دید دقیق‌تری از فروش‌های سالن و بیرون‌بر در اختیار مدیر قرار دهد.
